Kartoni ostaju kod vas
Radi se sa kopijom arhive. Originalni Word dokumenti ostaju tamo gde su danas, netaknuti, i posle prelaska. Ako se predomislite, ništa niste izgubili.
Ne morate ništa da preuređujete unapred. Folderi po lekarima, folderi po slovima, dokumenti sa ćiriličnim imenima, dokumenti razbacani bez reda: sve to prolazi isto. Nema pripreme koju biste vi morali da uradite pre početka.
Pet koraka
- 01
Uzorak
Uzima se mali deo arhive, na primer dva lekara. Vi samo kažete čiji su folderi.
- 02
Probni prolaz
Dokumenti se pročitaju, ali se ništa ne upisuje. Ovaj korak ne menja ništa.
- 03
Izveštaj
Dobijate brojeve: koliko dokumenata, koliko pacijenata, koliko poseta i koliko spornih stavki.
- 04
Vaša odluka
Tek na vašu reč se uzorak zaista upisuje. Onda ga otvarate u aplikaciji i gledate svojim očima.
- 05
Ostatak arhive
Isti postupak nad ostalim lekarima, kada vi kažete da je vreme.
Između trećeg i četvrtog koraka nema roka. Ako vam brojevi ne deluju tačno, staje se tu i traži se zašto.
Šta se prenosi, a šta ide u proveru
Prenosi se
- pacijent
- lekar, po potpisu u dokumentu
- datum posete
- ceo tekst nalaza
Ide u red za proveru
- dokument bez potpisa
- pacijent koji liči na duplikat
- dokument bez datuma
- lekar bez naloga u aplikaciji
Lekar se prepoznaje po potpisu unutar dokumenta, ne po imenu foldera, pa pogrešno složen folder ne pravi štetu.
Sporne stavke se ne upisuju ćutke. Idu u spisak koji otvarate u Excelu, sa razlogom uz svaku, i rešavaju se usput. Važno je da su ti slučajevi izdvojeni i vidljivi, umesto da se izgube među ispravnim kartonima.
Šta ostaje na vama
Tri stvari, i nijedna nije prekucavanje.
- 1Da kažete čiji folderi ulaze u uzorak.
- 2Da pročitate izveštaj i kažete da li brojevi odgovaraju onome što znate o svojoj arhivi. Ovo niko ne može umesto vas, jer samo vi znate koliko pacijenata ima koji lekar.
- 3Da otvorite nekoliko kartona u aplikaciji i pogledate da li izgledaju kako treba.
Osoblje u međuvremenu radi normalno. Prelazak se ne izvodi preko radnog dana ordinacije.